Synchronizácia s účtovníctvom

Tento návod vysvetľuje, ako funguje priebežná synchronizácia dokladov medzi efaktura.sk a pripojeným účtovným systémom.

Krok 1: Čo eFaktúra Konektor robí

eFaktúra Konektor je malá aplikácia, ktorá sa nainštaluje na počítač účtovníka a automaticky zapisuje doklady z eFaktúry priamo do desktopového účtovného programu, bez ručného exportu a importu súborov. Podporované systémy: POHODA, OMEGA, Money S3, MRP (súborovým prenosom) a ABRA Flexi (priamo cez API, bez nutnosti inštalovať konektor).

Konektor je zámerne „hlúpa rúra": všetka logika (prevod formátov, mapovanie na organizáciu, front úloh, opakovanie pri chybe) beží na serveri eFaktúry. Aplikácia na počítači účtovníka len sťahuje pripravené úlohy a doručuje ich do účtovného programu.

Krok 2: Čo sa synchronizuje

Prijaté doklady (faktúry, bločky) → účtovný program, vrátane predkontácie, ktorú eFaktúra už vypočítala. Členenie DPH (KV DPH) zatiaľ konektor neprenáša.
Vystavené faktúry → účtovný program, pri vystavení.
Stav úhrady ← naspäť do eFaktúry (pri POHODA a ABRA Flexi): keď je doklad v účtovnom programe uhradený, v eFaktúre sa pri ňom zobrazí dátum úhrady. Ide len o informačný údaj, eFaktúra sama platobné záznamy nevytvára.

Krok 3: Nastavte cieľ synchronizácie

V Nastavenia → Prepojenie s účtovníctvom vytvorte konektor: vygeneruje sa jednorazový párovací kód platný 15 minút. Prístup k tejto obrazovke má rola s oprávnením accounting:manage (majiteľ, správca, hlavný účtovník aj účtovník).
Účtovník si nainštaluje aplikáciu eFaktúra Konektor na svoj počítač a spustí efaktura-konektor setup, kde zadá párovací kód. Konektor sa nainštaluje ako služba Windows a beží na pozadí aj po reštarte počítača.
Vyberte účtovný systém a čo sa má synchronizovať (prijaté doklady / vystavené faktúry / stav úhrad).

Krok 3b: Pripojenie na jeden klik

Po spárovaní sa konektor sám pozrie na počítač a eFaktúra na obrazovke Nastavenia → Prepojenie s účtovníctvom ukáže kartu „Našli sme účtovný program" — programy nájdené na počítači aj s firmami, ktorých IČO sedí s vašou firmou.

Kliknite na Pripojiť účtovníctvo. Pri Pohode a Omege sa cieľ vytvorí rovno zo skenu; MRP-K/S sa spýta len na číslo firmy, heslo MRPDBA a kódy importných profilov; Money S3 na API kľúče.
Všetko ostatné prebehne samo a s priebehom na obrazovke: test spojenia → načítanie číselníkov → číselné rady (Omega) → mapovanie účtov → zrkadlo účtovníctva (s modulom eÚčto) → spárovanie starších dokladov.
Keď treba niečo urobiť priamo v programe (napr. založiť importný profil v MRP alebo zapnúť mServer v Pohode: Nástroje → Možnosti prevádzky → mServer), eFaktúra zobrazí presný číslovaný postup a tlačidlo Overiť, ktoré zopakuje len ten jeden krok.

Ak počítač práve nebeží, nastavenie sa nestratí — pokračuje samo, keď sa konektor znova ozve. Tlačidlá Otestovať / Načítať číselníky / Aktualizovať zrkadlo ostávajú dostupné v časti Rozšírené.

Rozúčtovanie z ponuky programu

Pri výbere druhu tržby na faktúre sa zobrazí sekcia „V programe …" s predkontáciami a typmi položiek priamo z číselníka pripojeného programu. Vybraná voľba sa zapamätá pre daný účet; keď program pravidlo nemá, eFaktúra ukáže presný postup, kde ho v programe založiť.

Krok 4: Rýchlosť podľa systému sa líši

POHODA (mServer) a ABRA Flexi (API): synchronizácia beží prakticky v reálnom čase (v rádoch sekúnd).
OMEGA, Money S3 (bez API modulu), MRP, ABRA Flexi (súborový cieľ): konektor ukladá exportné súbory do zvoleného priečinka, import do účtovného programu prebieha podľa naplánovanej úlohy alebo ho účtovník spúšťa ručne, teda nie v reálnom čase.

Krok 5: Sledujte stav na dokladoch

Pri každom doklade (v zozname faktúr aj prijatých dokladov) je pri stĺpci účtovníctva vidno odznak:

Čaká: doklad ešte nebol spracovaný.
Zapísané: úspešne zapísaný do účtovného programu (pri POHODA a ABRA Flexi aj s číslom, ktoré doklad dostal priamo tam).
Chyba synchronizácie: spracovanie zlyhalo; po kliknutí je k dispozícii chybová hláška z účtovného programu a možnosť skúsiť znova.

Tip: Konektor je v pilotnej fáze zadarmo, nie je viazaný na konkrétny plán ani doplnkovú platbu.

Pozor: Konektor sa neaktualizuje automaticky (novú verziu si účtovník nainštaluje ručne) a pri vytvorení nového cieľa nerobí spätnú synchronizáciu histórie, staršie vystavené faktúry treba poslať ručne tlačidlom „Synchronizovať staršie doklady".